Valkuilen en oplossingen bij het uitbrengen van een offerte

Het uitbrengen van een goed opgestelde offerte kan het verschil maken bij een consument. Maar hoe onderscheid je je wanneer een consument meerdere offertes vergelijkt? Wist je al dat 67% van alle klanten meerdere offertes vergelijkt? Wist je ook dat 50% van de aanvragers teleurgesteld is in de kwaliteit van offertes. Wil jij weten wat de valkuilen zijn? Wil je ook weten wat jou onderscheidt van de rest? Lees dan snel onderstaande tips.

1. Niet snel genoeg reageren. Uit onderzoek blijkt dat behoorlijk veel bedrijven niet snel genoeg reageren op een offerte-aanvrager. De klant zit te wachten en raakt gefrustreerd. Juist op dit punt kun je het winnen van concurrentie. Het is natuurlijk moeilijk om bij veel aanvragen offertes op maat uit te brengen. Indien je te veel aanvragen krijgt, kun je het beste de aanvragen beperken door bijvoorbeeld het aanvraagformulier specifieker en langer te maken of door de inkoop van leads te beperken. Kies altijd kwaliteit boven kwantiteit. Het kan ook zeer verstandig zijn om een aantal vaste werknemers hierop te zetten en net als bij een marketingafdeling een offerteafdeling te creëren.

2. Te algemene offertes opstellen of geautomatiseerde offertes. Maar liefst 50% van de aanvragers is teleurgesteld in de kwaliteit van offertes (bron). Elke offerte-aanvraag is uniek en elke klant heeft een uniek aanbod nodig. Het standaardiseren van een offerte is niet slim. Het kan wel in beperkte mate, maar elke potentiële klant verdient een unieke offerte. Maak de offerte altijd op maat en doe een persoonlijk aanbod. Klanten voelen of jij ze persoonlijk aanspreekt of juist niet. Knip en plakwerk verraadt zich in stijlbreuken en met name overbodige informatie. Jouw motto zou moeten zijn: geef de klant waar hij/zij naar opzoek is. Verdeel je offerte in meerdere onderdelen en beschrijf het belang van elk onderdeel. Zoek passende afbeeldingen van medewerkers die aan het werk zijn of van producten. Vertel ook altijd wat je hebt besproken met de klant en plaats een goede uitwerking van de kosten.

3. Cliche openingszinnen. 67% van alle klanten vraagt meerdere offertes aan (bron). Het gebruik van standaard openingszinnen zorgt er niet voor dat je er bovenuit springt. Gebruik de woorden van de klant. Een ingewikkelde technische zin over zonnepanelen heeft weinig zin. Gebruik informatie dat bruikbaar en begrijpelijk is. Je valt op door gericht, direct en persoonlijk de klant aan te spreken.

4. Niet duidelijk maken waarom jouw bedrijf uniek is. Veel bedrijven sturen zomaar een offerte zonder een presentatie van het bedrijf. De eerste indruk is ook bij het ontvangen van een offerte erg belangrijk. De presentatie maakt het verschil. Hoe professioneler des te beter. Laat zien waarom klanten voor jouw bedrijf moeten kiezen. Begin altijd met een goede samenvatting wie je bent, wat je doet en waarom je het doet (het model van Simon Sinek). Het model van Simon Sinek legt uit wat succesvolle bedrijven nu juist zo succesvol heeft gemaakt. Beginnend met de vraag waarom als de kern en niet de vraag wat. Wat maakt jouw bedrijf uniek? Denk hierbij aan het model van Micheal Porter (zie hier de boeken over Porter). Het model waarmee je jouw positionering kunt bepalen in de markt en jouw concurrentievoordeel vindt. Dit voordeel kan voortvloeien uit ‘het lagere kosten voordeel’ of door een ‘stuk toegevoegde waarde te creëren’ . Communiceer jouw concurrentievoordeel op een unieke manier of gewoon heel direct. Marketing draait om storytelling. Vertel een verhaal (voorbeeld) en neem de klant mee.

5. Niet nabellen. Dat je niets van de lead hoort betekent ook niet dat de klant voor iemand anders heeft gekozen. Misschien twijfelt de potentiële klant. Bovendien denken veel bedrijven niet mee met de klant. Wanneer een offerte-aanvraag binnen komt en te algemeen is of verkeerd is omschreven wordt dit al gezien als niet-potentieel klant. Terwijl de klant in principe wel een potentiële klant kan zijn. Door een verkeerde omschrijving van de opdracht kan een aanvraag onnodig afgekeurd worden. Bel altijd na! Wat wil de klant nu precies? Als de omschrijving niet duidelijk genoeg is kun je niet zomaar een offerte opstellen. Probeer de klant te begrijpen en maak een uniek aanbod.

6. Geen duidelijke uitleg bij de prijs. Maak duidelijk waarom jouw product of dienst dat geld waard is. Vermeld er ook altijd bij of er bijkomende kosten worden berekend. Denk aan voorrijkosten.

7. Klanten lezen niet goed. Wist je dat klanten grote stukken tekst in een offerte niet goed lezen? Lange teksten in je offerte heeft niet veel zin. Houd de teksten kort en maak gebruik van checklisten. Stuur ook brochures en informatie als visitekaartje.

8. Geen follow-up afspraak maken. Het maken van een follow-up afspraak is belangrijk omdat je een bepaalde binding maakt met de klant. Maak altijd een follow-up afspraak. Hierdoor zorg je ervoor dat je een connectie met de klant krijgt.

9. Geen huisstijl. Veel bedrijven geven niet genoeg aandacht aan de marketing van hun eigen bedrijf. Een mooie huisstijl met een professionele website maakt het verschil. Veel mkb bedrijven hebben niet door dat een professionele uitstraling het verschil kan maken bij de klant. Een mooi logo en professionele site maken zeker wel het verschil. Een standaard offerte opgemaakt in Word kan iedereen maken. Maar een offerte met een mooie huisstijl blijft hangen. Een klant zal tegenwoordig ook steeds vaker jouw bedrijf online opzoeken. Het is dan niet verstandig om een standaard WordPress website te hebben (zoek maar eens op het woordje slotenmaker). Het maken van een standaard WordPress site is makkelijk maar ben je dan ook onderscheidend genoeg? Kies voor een stijl met duidelijke kleuren het liefst 1 primaire kleur met 2 ondersteunende kleuren die je overal terug laat komen.

10. Kennis delen. Unieke kennis delen met de klant zonder een overeenkomst op te maken (Non Disclosure Agreement. Vergeet niet om een overeenkomst te versturen en te laten ondertekenen wanneer je informatie deelt die je liever niet deelt met concurrentie.

11. Geldigheidstermijn vergeten. Wat je niet wilt is dat je de opdracht niet kan uitvoeren conform je aanbod of omdat je het druk hebt. Geef aan hoe lang je offerte geldig is. Dit kun je ook opnemen in je algemene voorwaarden.

12. Call to action. Je kunt sneller betaald krijgen met een betaal verzoek. Er zijn verschillende handige apps op de markt die je hiervoor kunt gebruiken.

Laatste tip

Tot slot is het van belang dat je de klant het gevoel geeft dat jij er veel zin in hebt om de opdracht/klus te vervullen. Je doet dit door snel te reageren en persoonlijk te zijn. De klant zal dit zeker opmerken en hierdoor heb je een grotere kans om meer klanten binnen te halen. Zie het als een bakker die broden verkoopt. Verkoop ambachtelijke offertes op maat en met een grote glimlach. Heb plezier in datgene wat je doet. Ook hier geldt, zet de juiste werknemers op de juiste werkplek.